Le destin des cartes de visites aux salons professionnels

Une méthode simple pour calculer le ROI d’un salon – mettant de côté les bénéfices indirects et collatéraux –  est de diviser le coût global par le nombre cartes de visite. Mais attention, pas n’importe quelles cartes. Celles qui finissent dans un fond de tiroir, dont les coordonnées sont nulle part à trouver, ou qui ne donnent pas lieu à une action ne comptent pas. Les contacts qui comptent sont ceux que n’importe qui dans l’équipe peut trouver, dans un CRM par exemple, qui s’inscrivent dans un historique et qui donnent lieu à une action précise. C’est votre cas? Tant mieux. Parce que trop souvent ces informations chèrement payées disparaissent. 

Comment faire alors pour que cette mine de données ne tombe pas dans une passoire? Comment faire vivre les opportunités et s’assurer de ne rien perdre? 

La réponse est simple, il faut saisir la donnée au fur et à mesure des rencontres! Les probabilités d’avoir une donnée saisie et donc accessible par la suite vont diminuer avec le temps. Vous en doutez? Vous pensez que c’est trop difficile? Et bien nous l’avons fait. 

Cela s’est passé lors d’un salon en Allemagne récemment en cette rentrée de Septembre. Le planning serré ne laissait pas présager beaucoup de temps pour saisir toutes les cartes. Impossible de les étaler dans la navette menant à l’aéroport. La correspondance, plus courte qu’un épisode de série, ne laissait que l’opportunité d’un sprint entre portes d’embarquement et je me voyais mal demander à mon voisin sur le 25E de me tenir les cartes pendant que je les saisissais. Quand au retour, le planning s’annonçait complet pendant une semaine encore. Autant dire que les informations ne seraient rentrées qu’une dizaine de jours après, c’est à dire quand l’essentiel aurait été oublié. Je me suis donc mis au défi d’avoir tout dans mon CRM avant même de partir du salon.

La solution est venue de la facilité de saisie. On oublie que les commerciaux sont aussi sensibles à l’UX et l’UI que n’importe qui d’autre. Ce n’est pas parce qu’ils sont dans un cadre professionnel qu’il faut que le travail soit fastidieux. Au contraire, la saisie doit être facilitée au maximum, que chaque étape soit fluide, que ce soit plié en deux temps trois mouvements. Mais trop de manager estiment encore que dès lors où c’est leur travail, les commerciaux s’y plieront, que cela soit fluide ou non. C’est une grave erreur. Vendre, c’est avoir le bon rythme. Si on casse le rythme, on casse la vente.

Une saisie fluide implique deux éléments, l’ergonomie et le choix. Pour ce qui est de l’ergonomie, les principaux CRM sont maintenant dotés de version pour le smartphone. C’est essentiel car seul le smartphone permet une saisie immédiate, que l’on soit sur son stand ou sur celui du client. Dans la foulée on rentre les informations et les actions et le tour est joué. Penser que l’on va attendre de retourner à son stand, sortir son ordi de derrière les valises, se battre avec le wifi inopérant, trouver un coin tranquille est illusoire et risqué. Saisie sur smartphone.

En ce qui concerne la partie S/W, c’est une question excessivement subjective, mais pour avoir testé plus de cinquante CRM, je peux affirmer qu’ils ne se valent pas. Certains donnent envie de rentrer la donnée, d’autres font tout l’inverse, ils vous en découragent. Le propos ici n’est pas de faire la promotion d’un CRM ou d’un autre, mais d’inviter le management à faire évaluer les CRM par ceux qui vont s’en servir, pas ceux qui vont lire les rapports ou ceux qui vont l’installer. Un bon CRM facilite au maximum la saisie. 

Pour aller un cran plus loin, certains CRM se complètent avec une application pour scanner les cartes. Les informations scannées basculent directement dans le CRM en question. Il ne reste plus qu’à rajouter les informations sur le contexte et l’action de suivi. Maintenant il faut choisir.

Bien manager et bien vendre, c’est décider quelle information est essentielle et laquelle va passer à la trappe. Oubliez l’adresse, ne mettez que la ville. Pas de rapport inutile pour épater le chef des ventes, juste ce qui permet de faire avancer l’opportunité dans le pipe. Le numéro de fax? On n’en parle même pas. Certaines informations passeront à la trappe, c’est normal. Trop d’information tue l’information.

Il existe donc des CRM que vous pouvez paramétrer pour que seuls les champs essentiels apparaissent, ceux liés à la personne, ces coordonnées pour le contacter, les informations clé et l’action à suivre. Si nécessaire vous compléterez plus tard. L’essentiel c’est l’action, de garder le contact et le rythme. Le reste suivra.

Voilà, le tour est joué. En faisant le tri sur l’évènement j’avais un rapport finalisé et propre sur les contacts et les actions de suivi, avant même de quitter le salon. Et vous, quelles astuces avez-vous pour vous assurer que les contacts tombent dans l’entonnoire et non dans la passoire?

Philippe Cartau